FacebookTwitterLinkedIn

Tässä 5 tapaa helpottaa sähköpostin aiheuttamaa stressiä

on Tuesday, 23 September 2014.

Ota kontrolli sähkpostista.

Olemme varmasti yhtä mieltä siitä, että yksi tämän päivän suurimmista kiusauksista on sähköposti. Don’t get me wrong, onhan se oiva keksintö joka on mullistanut sisäisen ja ulkoisen viestintämme, mutta nykyisin menetelmin se vie liikaa tehokasta työaikaa. Ja vaikka monet keskustelualustat ja -kanavat valtaavatkin maailmaa, toistaiseksi yritysten väliseen viestintään ei vain yksinkertaisesti ole olemassa parempaa tapaa viestiä.

Osalla teistä on varmasti jokin henkilökohtainen järjestelmä päivittäiseen sähkopostin käyttöön, mutta liian moni joutuu vain reagoimaan viesteihin silloin kun ne laatikkoon saapuvat. Tässä blogissa annan sinulle muutaman vinkin miten päästä eroon sähköpostihelvetistä!

1. Ajoita sähköpostittelu päivän vähiten luovaan aikaan

Teen itse luovaa työtä. Siksi on äärimmäisen tärkeää etten aloita päivääni lukemalla sähköposteja tai vastaamalla niihin. Tähän on muutamakin syy:

1) Lukemalla ja vastaamalla niihin heti aamusta vien itseni alintajuntaisesti mielentilaan, jossa olen vastuullinen jollekin muulle. En siis priorisoi itseäni ja omaa toimintaani. Vaarallista!

2) Mikäli luen ja vastaan sähköposteihin heti aamusta, käytän luovimman aikani toimintaan, joka ei paranna toimintaani. Aamulla aivoni pursuavat luovaa energiaa ja se tulisi valjastaa siten, että saan mahdollisimman paljon irti. Tämä koskee myös miittejä. Aina kun se on mahdollista, varaa ajat tapaamisille ja palavereille iltapäivistä.

2. Priorisoi

Kuten kohdassa yksi mainittiin, tuottavin aika kannattaa käyttää haastavimmille tehtäville. Siksi priorisointi on valtavan tärkeää. Jotta tiedät mikä tuo sinulle suurimman tuloksen ja missä tarvitset eniten aivoiltasi energiaa, on hyvä tehdä päivän tehtävistä priorisoitu lista. Näin varmistat päivästäsi tuloksekkaan ja voit lähteä kotiin voimistuneena ja tyytyväisenä. Tämä auttaa sinua ylläpitämään itsetuntosi, jolloin työsi tuntuu merkityksellisenä pitkään.

3. Jaa posti päiväkohtaisiin kansioihin!

Yksi hauska tapa haastaa perinteistä sähköpostikäyttäytymistä on jakaa päivittäin saadut viestit omiin kansioihinsa. Jokaisena päivänä käyt läpi vain edellisen päivän viestit. Zappoksen toimitusjohtaja Tony Hsiesh käyttää tavasta nimitystä “Yesterbox”.

Kun viestit ovat omissa kansioissaan tiedät täsmälleen kuinka monta postia sinun tulee käydä läpi päivittäin. Tämä taas auttaa sinua kohdassa 4. Tuen mallia täysin, sillä se auttaa organisoimaan muut päivän tehtävät. Kun jokainen päivälle määritelty posti on käyty läpi ja vastattu, voi oikeasti keskittyä muihin tehtäviin. Sinulle ei tule häiriöitä ja pääset eroon pakonomaisesta sähköpostin päivittelystä.

4. Pelillistä postittelu

Pelillistäminen tarkoittaa sitä, että kaikille päivän tehtäville annetaan kokonaisarvo, vaikkapa 100 %. Pelillistämistä käytetään yleensä työntekjiän tai kuluttajan motivoinnissa jatkaa hänelle määritettyä tehtävää. Yksi kelpo esimerkki löytyy LinkedInistä.  Sivun oikeassa laidassa on mittari, joka mittaa profiilisi tasoa sen sisällön ja aktiivisuuden perusteella. Mittarin tavoitteena on motivoida sinua täyttämään profiilisi ja ansaitsemaan "All Stars" -titteli.  

Arvot auttavat sinua myös näkemään paljonko tehtävää on jäljellä ja siten arvioimaan miten kauan sinulla vielä menee aikaa tehtävien valmiiksi saattamiseen. Tämä osaltaan helpottaa päivän kokonaistehtävien suunnittelua. Näin ollen voit asettaa tekemiselle mittarit siihen, kuinka paljon oikeasti käytät aikaa sähköpostien päivittäiseen selaamiseen sekä niihin vastaamiseen.

5. Uskalla irtautua

Jotta voit arvioida syntyviä hyötyjä, tulee sinun ottaa etäisyyttä. Anna aivoillesi aikaa ajatella ja prosessoida. Käytä muutamia tunteja viikossa oman toimintasi kehittämiseen ja mittaustulosten analysointiin. 

 

Toivottavasti sait ajatuksia oman toiminnan kehittämiseesi. Kerrohan minulle millaista systeemiä sinä käytät!